קליטה וניהול מסמכים וקבצים ממקורות מגוונים לרבות קבצים סרוקים, מיילים, פקסים, קבצי קול ווידאו, תרשימים, תמונות, צילומים, קבצי אופיס, pdf ואחרים.
כלים לניהול אפקטיבי
- גמישות גבוהה ביצירת מאפיינים לתיקיות ומסמכים לשמירה מדויקת ואחזור מהיר
- ניהול "פג תוקף" ותזכורות למסמך
- ניהול גרסאות
- ניהול עבודה משותפת על מסמכים
- אפשרות להצגת מידע בלשוניות לשיפור חווית משתמש
- אפשרות להפעלת המוצר דרך מערכות ERP, CRM, ואחרות באמצעות ממשק (API) קל ומהיר ליישום
יכולות חיפוש מורחבות
- חיפוש טקסטואלי בגוף המסמך (אופיס, tif, pdf)
- הצגת תוצאות בפורמט כותרות וטקסט, עם הבלטת מילות החיפוש בדומה למנועי חיפוש אינטרנטיים
- מסכי חיפוש גמישים המאפשרים חיפוש לפי כל שדה ונתון הקיימים במערכת
- אפשרות לאינטגרציה עם מנועי חיפוש מורפולוגיים
- ניהול הרשאות - תוצאות ממסמכים יוצגו בהתאם להרשאות , כלומר משתמש לא יראה בתוצאות החיפוש מסמכים אותם הוא לא מורשה לראות
התראות ותזכורות
- התראות למשתמשים על שינויים במסמכים במקרה של הוספה או שינוי של מסמך לתיקיה
- קביעת מועדי פג תוקף למסמכים והפקת דוחות מנהלים להמשך טיפול
עבודה עם כלי אופיס
- ייצוא לתוכנת אקסל
- יצירת מסמכי וורד ואקסל מתוך המערכת תוך שימוש בתבניות קבועות וייבוא נתונים מתוך המערכת לשדות מובנים
תועלות לדוגמא:
- יצירת הצעות מחיר תוך שימוש בשדות כגון שם לקוח, וכתובתו המיובאים למסמך מתוך המערכת
- יצירת פקסים תוך שימוש בשדות כגון הנדון ומספר הפקס שנשתלים במסמך מתוך המערכת
המרת קבצים ל pdf
- מאפשר למשתמשים ליצור מסמכים בWord ולשמור אותם בפורמט pdf במערכת באופן אוטומטי
- בצורה זו עורכי המסמכים עובדים בצורה רגילה בWord והמשתמשים רואים את המסמכים ב pdf כדי שלא יוכלו לשנות אותם
- מתאים לסביבה בה חשוב לשמור על תכנים ללא שינוי ומצבים בהם קיים צורך להוציא מסמכים מחוץ לארגון בפורמט מוגן
תיוק אוטומטי של מסמכים
- מאפשר תיוק אוטומטי של כל מסמך על סמך המאפיינים שלו
- הקמה של תיקיות חדשות ללא צורך בהתערבות משתמש
- שמירה על אחידות המידע ומניעת כפילויות
אינטגרציה עם מערכות אחרות בארגון
- גישה ישירה למסמכים השמורים ב WebNest מתוך מערכות כגון ERP, CRM, AS400, וכדומה
- מאפשר גישה למסמכים נדרשים מסביבת העבודה הטבעית של המשתמש ללא מעבר בין מערכות
- מאפשר שמירת מסכים בתוך מערכת הWebNest ישירות ממערכות אחרות
מגוון אפשרויות של יבוא ויצוא קבצים
- טעינת נתונים ב batch ו online למערכת
- הוספת מסמכים ממערכות אחרות בארגון כגון מערכות ERP, CRM ואחרות
- יצוא מסמכים, תיקיות ופרמטרים מתוך WebNest לשימוש מערכות אחרות בארגון
- קליטת חומרים מלשכות סריקה חיצוניות
ניהול היסטוריית שדות
- ניהול היסטוריה של שדות בודדים כולל תאריך שינוי, שם המשתמש המעדכן, הוספת הערות לבחירה
- מאפשר לראות מי ומתי ביצע שינויים ומה היו הערכים הקודמים
ביצועים
- מנוע המערכת מאפשר עבודה של מאות משתמשים בו זמנית
- עבודה ממקומות שונים ללא תלות גאוגרפית (בארץ בחול)
- אין מגבלה לכמות מסמכים ומשתמשים
- המערכת ניתנן להרחבה בקלות ככל שדרישות הארגון גדלות
אבטחת מידע
- עומדים בדרישות מחמירות של בנקים ובתי חולים
- הדפסת מסמכי tif סרוקים לבעלי הרשאת קריאה בלבד. מאפשר הגנה טובה יותר על המידע הארגוני
- אפשרות לשמירת דפים בזיכרון במקום במחשב המקומי כדי למנוע שמירת מסמכים ע"י המשתמשים והוצאתם מהמערכת