קוטב טכנולוגיה

ניסיון מצטבר של 15 שנה עם חברות ואירגונים

מובילים ממגוון רחב של תעשיות

מוצרים

המוצרים מבית קוטב נהנים ממנגנוני אבטחה והרשאות מתקדמים המאפשרים הגנה ושליטה אפקטיביים על מסמכי הארגון. בנוסף, המערכת מתממשקת למערכות ERP, CRM, AS400, billing ומערכות תפעוליות אחרות כדי להקל על המשתמשים לתייק ולמצוא מסמכים בצורה מהירה היישר מסביבת העבודה היומית של הארגון.

ניהול מסמכים

קליטה וניהול  מסמכים וקבצים ממקורות מגוונים לרבות קבצים סרוקים, מיילים, פקסים, קבצי קול ווידאו, תרשימים, תמונות, צילומים, קבצי אופיס, pdf ואחרים. כלים לניהול אפקטיבי גמיש

ניהול מסמכים

קליטה וניהול  מסמכים וקבצים ממקורות מגוונים לרבות קבצים סרוקים, מיילים, פקסים, קבצי קול ווידאו, תרשימים, תמונות, צילומים, קבצי אופיס, pdf ואחרים.

כלים לניהול אפקטיבי

  • גמישות גבוהה ביצירת מאפיינים לתיקיות ומסמכים לשמירה מדויקת ואחזור מהיר
  • ניהול "פג תוקף" ותזכורות למסמך
  • ניהול גרסאות
  • ניהול עבודה משותפת על מסמכים
  • אפשרות להצגת מידע בלשוניות לשיפור חווית משתמש
  • אפשרות להפעלת המוצר דרך מערכות ERP, CRM, ואחרות באמצעות ממשק (API) קל ומהיר ליישום

 יכולות חיפוש מורחבות

  • חיפוש טקסטואלי בגוף המסמך (אופיס, tif, pdf)
  • הצגת תוצאות בפורמט כותרות וטקסט, עם הבלטת מילות החיפוש בדומה למנועי חיפוש אינטרנטיים
  • מסכי חיפוש גמישים המאפשרים חיפוש לפי כל שדה ונתון הקיימים במערכת
  • אפשרות לאינטגרציה עם מנועי חיפוש מורפולוגיים
  • ניהול הרשאות -  תוצאות ממסמכים יוצגו בהתאם להרשאות , כלומר משתמש לא יראה בתוצאות החיפוש מסמכים אותם הוא לא מורשה לראות

 התראות ותזכורות

  • התראות למשתמשים על שינויים במסמכים במקרה של הוספה או שינוי של מסמך לתיקיה
  • קביעת מועדי פג תוקף למסמכים והפקת דוחות מנהלים להמשך טיפול

 עבודה עם כלי אופיס

  •  ייצוא לתוכנת אקסל
  • יצירת מסמכי וורד ואקסל  מתוך המערכת תוך שימוש בתבניות קבועות וייבוא נתונים מתוך המערכת לשדות מובנים

תועלות לדוגמא:

  • יצירת הצעות מחיר תוך שימוש בשדות כגון שם לקוח, וכתובתו המיובאים למסמך מתוך המערכת
  • יצירת פקסים תוך שימוש בשדות כגון הנדון ומספר הפקס שנשתלים במסמך מתוך המערכת

המרת קבצים ל pdf

  • מאפשר למשתמשים ליצור מסמכים בWord ולשמור אותם בפורמט pdf במערכת באופן אוטומטי
  • בצורה זו עורכי המסמכים עובדים בצורה רגילה בWord והמשתמשים רואים את המסמכים ב pdf כדי שלא יוכלו לשנות אותם
  • מתאים לסביבה בה חשוב לשמור על תכנים ללא שינוי ומצבים בהם קיים צורך להוציא מסמכים מחוץ לארגון בפורמט מוגן

תיוק אוטומטי של מסמכים

  • מאפשר תיוק אוטומטי של כל מסמך על סמך המאפיינים שלו
  • הקמה של תיקיות חדשות ללא צורך בהתערבות משתמש
  • שמירה על אחידות המידע ומניעת כפילויות  

 אינטגרציה עם מערכות אחרות בארגון

  • גישה ישירה למסמכים השמורים ב WebNest  מתוך מערכות כגון ERP, CRM, AS400, וכדומה
  • מאפשר גישה למסמכים נדרשים מסביבת העבודה הטבעית של המשתמש ללא מעבר בין מערכות
  • מאפשר שמירת מסכים בתוך מערכת הWebNest  ישירות ממערכות אחרות

מגוון אפשרויות של יבוא ויצוא קבצים

  • טעינת נתונים ב batch ו online למערכת
  • הוספת מסמכים ממערכות אחרות בארגון כגון מערכות ERP, CRM ואחרות
  • יצוא מסמכים, תיקיות ופרמטרים מתוך WebNest לשימוש מערכות אחרות בארגון
  • קליטת חומרים מלשכות סריקה חיצוניות

ניהול היסטוריית שדות

  • ניהול היסטוריה של שדות בודדים כולל תאריך שינוי, שם המשתמש המעדכן, הוספת הערות לבחירה
  • מאפשר לראות מי ומתי ביצע שינויים ומה היו הערכים הקודמים

ביצועים

  • מנוע המערכת מאפשר עבודה של מאות משתמשים בו זמנית
  • עבודה ממקומות שונים ללא תלות גאוגרפית (בארץ בחול)
  • אין מגבלה לכמות מסמכים ומשתמשים
  • המערכת ניתנן להרחבה בקלות ככל שדרישות הארגון גדלות

 אבטחת מידע

  • עומדים בדרישות מחמירות של בנקים ובתי חולים
  • הדפסת מסמכי tif סרוקים לבעלי הרשאת קריאה בלבד. מאפשר הגנה טובה יותר על המידע הארגוני
  • אפשרות לשמירת דפים בזיכרון במקום במחשב המקומי כדי למנוע שמירת מסמכים ע"י המשתמשים והוצאתם מהמערכת
קרא עוד >

סריקה וארכיון דיגיטלי

מגוון פתרונות לניהול סריקה וארכיון דיגיטלי החל מעמדה בודדת בארגון ועד ניהול לשכות סריקה. מנגנון מפתוח מתקדם הכולל תצוגה מקדימה, ניהול רשימות של מאפייני מסמכים, תיוק אוטומ

סריקה וארכיון דיגיטלי

מגוון פתרונות לניהול סריקה וארכיון דיגיטלי החל מעמדה בודדת בארגון ועד ניהול לשכות סריקה.

  • מנגנון מפתוח מתקדם הכולל תצוגה מקדימה, ניהול רשימות של מאפייני מסמכים, תיוק אוטומטי של מסמכים והקמה דינאמית של תיקיות
  • סריקה מאסיבית של חומר לארכיון ארגוני אחד
  • פיענוח טקסט במסמכים סרוקים כך שניתן לחפש עליהם (OCR - Optical Character Recognition)
  • יצירת ברקודים חכמים לייעול תהליכי סריקה ותיוק אוטומטיים
  • ניתוב החומר למשתמשים בארגון
  • התנעת תהליכי עבודה במערכת הסריקה או במערכות אחרות בארגון כתוצאה מהגעת מסמכים
  • יצוא החומר הסרוק למערכות אחרות וארגונים חיצוניים
  • יכולת קליטה וטעינה של חומרים סרוקים מלשכות סריקה חיצוניות

תיוק אוטומטי של מסמכים

  • מאפשר תיוק אוטומטי של כל מסמך על סמך המאפיינים שלו
  • הקמה של תיקיות חדשות ללא צורך בהתערבות משתמש
  • שמירה על אחידות המידע ומניעת כפילויות

כלים לניהול אפקטיבי

  • גמישות גבוהה ביצירת מאפיינים לתיקיות ומסמכים לשמירה מדויקת ואחזור מהיר
  • ניהול "פג תוקף" ותזכורות למסמך
  • אפשרות להצגת מידע בלשוניות לשיפור חווית משתמש
  • אפשרות להפעלת המוצר דרך מערכות ERP, CRM, ואחרות באמצעות ממשק (API) קל ומהיר ליישום

 יכולות חיפוש מורחבות

  • חיפוש טקסטואלי בגוף המסמך
  • הצגת תוצאות בפורמט כותרות וטקסט, עם הבלטת מילות החיפוש בדומה למנועי חיפוש אינטרנטיים
  • מסכי חיפוש גמישים המאפשרים חיפוש לפי כל שדה ונתון הקיימים במערכת
  • אפשרות לאינטגרציה עם מנועי חיפוש מורפולוגיים
  • ניהול הרשאות -  תוצאות ממסמכים יוצגו בהתאם להרשאות , כלומר משתמש לא יראה בתוצאות החיפוש מסמכים אותם הוא לא מורשה לראות

 התראות ותזכורות

  • התראות למשתמשים על שינויים במסמכים במקרה של הוספה או שינוי של מסמך לתיקיה
  • קביעת מועדי פג תוקף למסמכים והפקת דוחות מנהלים להמשך טיפול

 אינטגרציה עם מערכות אחרות בארגון

  • גישה ישירה למסמכים השמורים ב WebNest  מתוך מערכות כגון ERP, CRM, AS400, וכדומה
  • מאפשר גישה למסמכים נדרשים מסביבת העבודה הטבעית של המשתמש ללא מעבר בין מערכות
  • מאפשר שמירת מסכים בתוך מערכת הWebNest  ישירות ממערכות אחרות

מגוון אפשרויות של יבוא ויצוא קבצים

  • טעינת נתונים ב batch ו online למערכת
  • הוספת מסמכים ממערכות אחרות בארגון כגון מערכות ERP, CRM ואחרות
  • יצוא מסמכים, תיקיות ופרמטרים מתוך WebNest לשימוש מערכות אחרות בארגון
  • קליטת חומרים מלשכות סריקה חיצוניות

ניהול היסטוריית שדות

  • ניהול היסטוריה של שדות בודדים כולל תאריך שינוי, שם המשתמש המעדכן, הוספת הערות לבחירה
  • מאפשר לראות מי ומתי ביצע שינויים ומה היו הערכים הקודמים

ביצועים

  • מנוע המערכת מאפשר עבודה של מאות משתמשים בו זמנית
  • עבודה ממקומות שונים ללא תלות גאוגרפית (בארץ בחול)
  • אין מגבלה לכמות מסמכים ומשתמשים
  • המערכת ניתנן להרחבה בקלות ככל שדרישות הארגון גדלות

 אבטחת מידע

  • עומדים בדרישות מחמירות של בנקים ובתי חולים
  • הדפסת מסמכי tif סרוקים לבעלי הרשאת קריאה בלבד. מאפשר הגנה טובה יותר על המידע הארגוני
  • אפשרות לשמירת דפים בזיכרון במקום במחשב המקומי כדי למנוע שמירת מסמכים ע"י המשתמשים והוצאתם מהמערכת
קרא עוד >

חוזרים ונהלים

בעולם של רגולציה מתקדמת, חברות וארגונים רבים נדרשים לוודא שפעילות הארגון נעשית בהתאם להוראות הרשות המפקחת. בנוסף, הארגון עצמו מייצר לצורך פעילותו כללים, חוזרים ונהלים המש

חוזרים ונהלים

בעולם של רגולציה מתקדמת, חברות וארגונים רבים נדרשים לוודא שפעילות הארגון נעשית בהתאם להוראות הרשות המפקחת. בנוסף, הארגון עצמו מייצר לצורך פעילותו כללים, חוזרים ונהלים המשרתים את היעדים העסקיים שלו ותקפים לכלל או חלק מעובדי הארגון.

כיום חברות רבות מסתמכות על המייל הארגוני ככלי הפצה לעובדים אולם לשיטה זו חסרונות רבים וברורים אשר פוגעים ביכולת הארגון לעבוד על פי החוזרים והנהלים.

למערכת חוזרים ונהלים תועלות רבות:

  • מאפשר עמידה ברגולציה וסטנדרטים כגון ISO ותווי תקן אחרים
  • מקצר משמעותית את הזמן שלוקח למשתמשים למצוא ידע הנדרש לביצוע המשימות שלהם
  • מציג למשתמשים רק את המידע שהם צריכים לביצוע המשימות
  • מנגנון אחיד לכל הארגון המקל על מציאת חומר ולמידתו
  • מאפשר הפצה מדויקת של המסמכים כולל הפרדה בין קהל יעד שאומר לבצע קרא וחתום לבין קהל קוראים בלבד
  • בקרה הדוקה על ההפצה, הקריאה והשימוש בנהלים
  • שיפור תהליך קליטת עובד חדש באמצעות הצגת כלל החוזרים והנהלים העדכניים במקום אחד
  • מאפשר ניהול מהדורות כך שכל אחד יודע מה המסמך העדכני
  • אינדיקציה האם משתמשים ראו או לא ראו את המסמכים שנשלחו אליהם.
  • דוחות למנהלים אשר יודעים בכל רגע נתון את אחוזי החתימה של העובדים שלהם כולל פירוט של מי חתם ועל מה

מערכת לניהול חוזרים ונהלים מבוססת ה WebNest מאפשר לארגון להנות מתועלות אלו ומלווה את הארגון בתהליכי העבודה השונים.

התוכנות העיקריות של המערכת:

  • הפצה לכל עובדי הארגון או לקבוצות ספציפיות בהתאם למבנה הארגוני
  • צרוף קישורים לדפי מידע נוספים, טפסים ומסמכים נדרשים בהפצה
  • מנגנון קרא וחתום כולל דוחות בקרה למנהלים
  • תזכורות והתראות לגבי פג תוקף, חובת קריאה וחתימה ועוד
  • שילוב הנהלים במערכות תפעוליות בארגון כגוןERP  וCRM  כדי שהידע יהיה זמין למשתמשים ברגע שהוא נדרש תוך כדי עבודתם השוטפת
  • קביעת תוקף לחוזרים ונהלים וניהול ארכיונים כך שהמשתמשים יהיו חשופים רק למידע שתוקף
  • הפצה חוזרת של מסמכים שפג תוקפם במידת הצורך
  • ניהול גרסאות ומהדורות על כל מסמך
  • ראה נספח רשימת מודולים כתוספת

בנוסף, המערכת נהינת גם ממגוון היכולות של מערכת לניהול המסמכים של קוטב.

קרא עוד >


חתימה דיגיטלית

חתימה דיגיטלית של מסמכים מיד עם סריקתם מבטיחה שהקבצים לא יעברו שינוי ע"י גורמים זדוניים ללא ידיעת הארגון. החתימה הדיגיטלית, בדומה לחתימה פיזית על מסמך נייר,  מזהה את

חתימה דיגיטלית

חתימה דיגיטלית של מסמכים מיד עם סריקתם מבטיחה שהקבצים לא יעברו שינוי ע"י גורמים זדוניים ללא ידיעת הארגון.

החתימה הדיגיטלית, בדומה לחתימה פיזית על מסמך נייר,  מזהה את האדם שסרק את המסמך ע"י שתילת קובץ מוצפן ב pdf מיד עם סריקתו. החתימה הדיגיטלית כוללת מידע על החותם, מועד החתימה וכל מידע נוסף שנדרש לזיהוי המסמך ושמירה על שלמותו.

קוטב טכנולוגיות פיתחה מוצר חתימה דיגיטלית למסמכי pdf העומד בתקנים מחמירים,  בנוסף מערכת ניהול מסמכים WebNest מבית קוטב, מאפשרת חתימה דיגיטלית של מגוון גדול של מסמכים גם ע"י ספקים אחרים כולל חתימה מאושרת ע"י משרד המשפטים הישראלי.

קרא עוד >

סריקת מסמכים מהנייד

סריקת מסמכים מהטלפון הנייד וטעינתם ב WebNest הארגוני בקליק אחד בלבד. משתמש מצלם מסמך מהמכשיר הנייד וללא כל פעולה נוספת הקובץ מגיע ל WebNest הארגוני נשלחת התראה למשתמשים ב

סריקת מסמכים מהנייד

סריקת מסמכים מהטלפון הנייד וטעינתם ב WebNest הארגוני בקליק אחד בלבד.

  • משתמש מצלם מסמך מהמכשיר הנייד וללא כל פעולה נוספת הקובץ מגיע ל WebNest הארגוני
  • נשלחת התראה למשתמשים בארגון שעליהם לטפל במסמך חדש שהגיע עבורם
  • הפעלת תהליכי עבודה (Workflow) בארגון כתוצאה מכך שהגיע מסמך חדש

תועלות לדוגמא:

קיצור וייעול תהליך מכירה:

  • איש המכירות הגיע לפגישה אצל לקוח ואסף ממנו מסמכים הנדרשים להתחלת העסקה.
  • איש המכירות מצלם את המסמכים במקום, המסמכים מגיעים מידית לWebNest לתחילת תהליך העבודה במקום לחכות לחזרתו של איש המכירות למשרד.

קיצור וייעול תהליך האספקה:

  • תעודת המשלוח מוחתמת ע"י הלקוח ומצולמת ע"י מבצע השליחות במקום , המסמך מגיע ל WebNest הארגוני ומשם ממשיך תהליך העבודה שסוגר את מעגל המכירה
קרא עוד >

בר קוד + OCR

פיענוח מסמכים סרוקים ע"י בר קוד ו OCR לטובת תיוקים אוטומטיים וחיפושים אפקטיביים. מודול ברקוד יצירת ברקודים והדפסתם על מסמכים על סמך נתונים שקיימים במערכת זיהוי ברקוד

בר קוד + OCR

פיענוח מסמכים סרוקים ע"י בר קוד ו OCR לטובת תיוקים אוטומטיים וחיפושים אפקטיביים.

מודול ברקוד

  • יצירת ברקודים והדפסתם על מסמכים על סמך נתונים שקיימים במערכת
  • זיהוי ברקודים על מסמכים סרוקים ותיוק אוטומטי של מסמכים ע"פ פרמטרים בברקוד
  • תומכים בברקודים 128, 39

 זיהוי, פיענוח וחיפוש טקסט במסמכים סרוקים (OCR - Optical Character Recognition)

  • פיענוח טקסט של מסמכים סרוקים
  • תיוק מסמכים על סמך המידע המפוענח
  • חיפוש מסמכים על סמך פיענוח זה
קרא עוד >




  • Testimonial
    ,

    הלקוח:המרכז הרפואי שיבא בתל השומר
    האתגר:ניהול אלפי מסמכים ודפים ביום ומתן מענה למגוון רחב של צרכי משתמשים
    הפתרון:הקמת מערכת מבוססת WebNest הכוללת

    • ניהול לשכת סריקה פנימית של בית החולים
    • פריסת המערכת בחדרי מיון ומרפאות לסריקת מסמכים online בקליטת מטופלים חדשים
    • אינטגרציה מול המערכת לניהול תיק רפואי דיגיטלי לצפייה מתוכה בחומר
    • אינטגרציה מול לשכת סריקה חיצונית לקליטה ותיוק אוטומטי של מסמכים

    הפרויקט כלל התאמת מודולים קיימים במערכת לצרכים של בית החולים, הסבת חומר ממערכת קודמת ופיתוחים לדרישות קונקרטיות נוספות.

  • Testimonial
    ,

    הלקוח: בנק מזרחי טפחות
    האתגר: ניהול מסמכי קרנות הנאמנות של הבנק
    הפתרון: הקמת מערכת מבוססת WebNest המנהלת תיקי קרנות ועושה שימוש במנגנון סריקה המבצע תיוק אוטומטי של מסמכים. בנוסף, מופעל מנגנון חיפוש מהיר המאפשר לאחזר בדיוק ובקלות מסמכים נדרשים

  • ,

    icon-bank

    הלקוח: ארגון פיננסי גדול
    האתגר: סריקה ושליחה של תיקי לקוחות
    הפתרון: בלשכת הסריקה הפנים ארגונית סורקים תיקי לקוחות למערכת אשר מתייקת את הדפים על פי לוגיקה עיסקית מורכבת. בשלב שני, המערכת שולפת מתוך התיק רק את המסמכים הרלוונטיים שצריך לשלוח ללקוח. רק מסמכים אלו מועברים לבית הדפוס ששולח את החומר בדואר.

  • ,

    icon-bridge

    הלקוח: חברת הנדסת בניה
    האתגר: ניהול מסמכי פרויקטים מורכבים
    הפתרון: ניהול מסמכי פרויקטים הנדסיים מורכבים הדורשים טיפול מסודר בכלל המסמכים התומכים בתהליך העבודה. המסמכים מנוהלים במבנים מורכבים המשקפים את מבנה הפרויקט וכוללים מידע רב המאפשר איחזור מהיר ומדויק של החומר.


סיפורי לקוחות


אודות קוטב

  • מי אנחנו

    הניסיון המצטבר של 15 שנה בעבודה עם לקוחות במגוון רחב של תעשיות ביחד עם התשתית המתקדמת מבית קוטב מאפשרים ללקוחות שלנו ליהנות מהקמה מהירה מאד של פתרונות לניהול מסמכים וסריקה בהתאמה אישית.

    לקוטב מעל 100 לקוחות בסקטור הפרטי והציבורי המיישמים פתרונות ניהול מסמכים וסריקה החל מארגונים קטנים עם משתמשים בודדים ועד לפתרונות מורכבים לארגונים גדולים בפריסה ארצית ועולמית. אנו יודעים כיצד לבנות ולתמחר את הפתרון המתאים לכל לקוח.

  • Testimonial

    הצוות שלנו

    הצוות שלנו

    הצוות המקצועי - הצוות המקצועי כולל אנשי פיתוח, ניתוח מערכות, בדיקות, יישום והטמעה, הדרכה וניהול פרויקט עם התמחות בניהול מסמכים וסריקה. הצוות מתאפיין במקצועיות ויציבות רבה עם וותק ממוצע לעובד של 7 שנים מה שמאפשר לנו להכיר אישית את הלקוחות ואת האתגרים העסקיים שלהם ולתת מענה ופתרונות איכותיים.

ליצירת קשר

נשמח לעמוד לרשותכם

פרטי התקשרות

משרד: 03-5783951
פקס: 03-5744059
info@kotev.co.il

משרדים

בית עמיטק
בן גוריון 11, גבעת שמואל
קומת קרקע

כתובת למכתבים

קוטב טכנולוגיה

ת.ד. 1216

בני ברק, 5111201