בעקבות הזמן האבוד בחיפוש מידע – רק מערכת ניהול מסמכים מצויינת לא מספיקה
עובדים מבזבזים המון זמן יקר על חיפוש מידע שכבר קיים בארגון במקום פשוט למצוא אותו ולעבוד. מחקרים שנערכו לאחרונה על ידי גופי מחקר עולמיים כגון חברת הייעוץ המובילה מקנזי או ענקית אבטחת המידע נורטון, מראים תמימות דעים, בארגונים מסחריים ולא מסחריים קיים מידע רב ומבוזר שלעובדים ומנהלים כאחד קשה למצוא אותו. נשמע לכם מוכר? אם כן אז אתם כנראה נמצאים בארגון נורמאלי.
המידע הארגוני נמצא בשלל פורמטים כגון מסמכים דיגיטליים, חוברות הדרכה, ניירת מסוגים שונים ואפילו פתקאות המודבקות ללוחות שעם. המידע מגיע לארגון בדרכים רבות ומגוונות כגון מיילים, פקסים, צילומים מתוך מכשירים ניידים ונשמר בהתאמה בשלל מדיות שונות שלא בהכרח נגישות לכלל העובדים.
כיום קיימות מערכות מידע מסוגים שונים שמנסות לתת מענה לעולם המורכב של המידע הארגוני, החל ממערכות צרות בעלות התמחות ממוקדת כגון סריקת מסמכים או חיפוש ועד פתרונות מורכבים עם מודולים המכסים את שלל הצרכים הארגוניים בניהול מסמכים.
עשרים שנות עבודה עם לקוחות לימדו אותנו שתוכנה מתקדמת ומאובטחת היא רק נקודת התחלה טובה לתהליך הארוך והמורכב של הטמעת פתרון שבאמת מאפשר למנהלים ולעובדים למצוא את מה שהם צריכים.
למדנו שחשוב לשים דגש על סביבת העבודה היומיומית וכיצד ניתן להתממשק אליה באופן הכי אינטואיטיבי. פעמים רבות גם נתקלנו בצורך בניהול מסמכים המגיע ממחלקה או אגף מסוימים כגון משאבי אנוש, רכש או המחלקה המשפטית, מבחינתם הפתרון היה לרכוש מערכת עצמאית לצרכי האגף בלבד במנותק מהארגון אולם בסופו של תהליך האפיון וההטמעה יצרנו סביבת עבודה שהארגון כולו משתמש בה כל מחלקה לפי צרכיה.
בנוסף לתוכנה נדרש גם תכנון המערב עובדים ומנהלים בהגדרת הצרכים הנוכחיים והעתידים שלהם, יש חשיבות רבה להקמת מערכת בהתאם לתכנון ומעורבות המשתמשים כבר בשלב הבדיקות כדי להתאימה לתהליכי העבודה היומיומיים שלהם.
הטמעת המערכת לא נגמרת עם סיום ההדרכה אלא ממשיכה שבועות וחודשים אחרי העלייה לאוויר כאשר אוספים משובים מהעובדים, מטייבים תהליכי עבודה ומאפשרים לארגון לנהל באופן אפקטיבי את המידע.
אודות קוטב
הניסיון המצטבר של 15 שנה בעבודה עם לקוחות במגוון רחב של תעשיות ביחד עם התשתית המתקדמת מבית קוטב מאפשרים ללקוחות שלנו ליהנות מהקמה מהירה מאד של פתרונות לניהול מסמכים וסריקה בהתאמה אישית.
לקוטב מעל 100 לקוחות בסקטור הפרטי והציבורי המיישמים פתרונות ניהול מסמכים וסריקה החל מארגונים קטנים עם משתמשים בודדים ועד לפתרונות מורכבים לארגונים גדולים בפריסה ארצית ועולמית. אנו יודעים כיצד לבנות ולתמחר את הפתרון המתאים לכל לקוח.