חתימה דיגיטלית של מסמכים מיד עם סריקתם מבטיחה שהקבצים לא יעברו שינוי ע"י גורמים זדוניים ללא ידיעת הארגון.
החתימה הדיגיטלית, בדומה לחתימה פיזית על מסמך נייר, מזהה את האדם שסרק את המסמך ע"י שתילת קובץ מוצפן ב pdf מיד עם סריקתו. החתימה הדיגיטלית כוללת מידע על החותם, מועד החתימה וכל מידע נוסף שנדרש לזיהוי המסמך ושמירה על שלמותו.
קוטב טכנולוגיות פיתחה מוצר חתימה דיגיטלית למסמכי pdf העומד בתקנים מחמירים, בנוסף מערכת ניהול מסמכים WebNest מבית קוטב, מאפשרת חתימה דיגיטלית של מגוון גדול של מסמכים גם ע"י ספקים אחרים כולל חתימה מאושרת ע"י משרד המשפטים הישראלי.