בעולם של רגולציה מתקדמת, חברות וארגונים רבים נדרשים לוודא שפעילות הארגון נעשית בהתאם להוראות הרשות המפקחת. בנוסף, הארגון עצמו מייצר לצורך פעילותו כללים, חוזרים ונהלים המשרתים את היעדים העסקיים שלו ותקפים לכלל או חלק מעובדי הארגון.
כיום חברות רבות מסתמכות על המייל הארגוני ככלי הפצה לעובדים אולם לשיטה זו חסרונות רבים וברורים אשר פוגעים ביכולת הארגון לעבוד על פי החוזרים והנהלים.
למערכת חוזרים ונהלים תועלות רבות:
- מאפשר עמידה ברגולציה וסטנדרטים כגון ISO ותווי תקן אחרים
- מקצר משמעותית את הזמן שלוקח למשתמשים למצוא ידע הנדרש לביצוע המשימות שלהם
- מציג למשתמשים רק את המידע שהם צריכים לביצוע המשימות
- מנגנון אחיד לכל הארגון המקל על מציאת חומר ולמידתו
- מאפשר הפצה מדויקת של המסמכים כולל הפרדה בין קהל יעד שאומר לבצע קרא וחתום לבין קהל קוראים בלבד
- בקרה הדוקה על ההפצה, הקריאה והשימוש בנהלים
- שיפור תהליך קליטת עובד חדש באמצעות הצגת כלל החוזרים והנהלים העדכניים במקום אחד
- מאפשר ניהול מהדורות כך שכל אחד יודע מה המסמך העדכני
- אינדיקציה האם משתמשים ראו או לא ראו את המסמכים שנשלחו אליהם.
- דוחות למנהלים אשר יודעים בכל רגע נתון את אחוזי החתימה של העובדים שלהם כולל פירוט של מי חתם ועל מה
מערכת לניהול חוזרים ונהלים מבוססת ה WebNest מאפשר לארגון להנות מתועלות אלו ומלווה את הארגון בתהליכי העבודה השונים.
התוכנות העיקריות של המערכת:
- הפצה לכל עובדי הארגון או לקבוצות ספציפיות בהתאם למבנה הארגוני
- צרוף קישורים לדפי מידע נוספים, טפסים ומסמכים נדרשים בהפצה
- מנגנון קרא וחתום כולל דוחות בקרה למנהלים
- תזכורות והתראות לגבי פג תוקף, חובת קריאה וחתימה ועוד
- שילוב הנהלים במערכות תפעוליות בארגון כגוןERP וCRM כדי שהידע יהיה זמין למשתמשים ברגע שהוא נדרש תוך כדי עבודתם השוטפת
- קביעת תוקף לחוזרים ונהלים וניהול ארכיונים כך שהמשתמשים יהיו חשופים רק למידע שתוקף
- הפצה חוזרת של מסמכים שפג תוקפם במידת הצורך
- ניהול גרסאות ומהדורות על כל מסמך
- ראה נספח רשימת מודולים כתוספת
בנוסף, המערכת נהינת גם ממגוון היכולות של מערכת לניהול המסמכים של קוטב.